Votre loyer vous paraît trop élevé?
Posez-vous les questions suivantes :
Le montant du loyer de votre bureau est-il conforme aux loyers moyens pratiqués dans votre quartier pour des locaux similaires en taille et finitions?
Vos locaux valent-ils vraiment le montant du loyer payé?
Nécessitent-ils des travaux de rafraîchissement ou d'aménagement?
Sont-ils livrés équipés ou meublés?
Sont-ils capables d'absorber une potentielle croissance d'activité?
Votre emplacement est-il bien desservi par les transports en commun?
Disposez-vous de parkings pour vos employés et vos clients?
Comment ont été calculés m² pour lesquels vous payez? Payez-vous pour les m² effectivement utilisés ou d'autres surfaces sont-elles incluses dans ce nombre de m²?
Vos charges sont-elles comprises dans le loyer ou font-elles l'objet d'un supplément? Assurez-vous de payer les charges effectivement liées à vos locaux.
Votre bail est-il de longue durée?
L'ensemble de ces critères a une incidence sur le montant du loyer. Ne signez pas un bail les yeux fermés. Apprenez comment négocier un bail commercial ou, à défaut, confiez la tâche à un professionnel.
Comme la plupart des propriétaires d'entreprises louant leurs bureaux, vous devrez trouver le bon emplacement de la taille souhaitée correspondant à votre budget.
La négociation de votre bail est cruciale pour vous assurer d'obtenir un prix correct et compétitif qui permettra à votre entreprise de fonctionner.
Pour de nombreuses entreprises, le loyer des bureaux représente la dépense le plus importante après les charges salariales. Cependant, lorsqu'il s’agit de renouveler ou de négocier leur bail, la plupart des entreprises pensent que la seule chose à discuter est le loyer.
C'est faux.
Quels sont les points commerciaux clés que vous pouvez négocier en plus de la réduction de loyer?
Le bail contient de nombreux points qui peuvent être optimisés et négociés:
Loyer par m²
Les charges
L'indexation
L'option de sortie pendant le bail
La période de location gratuite
La contribution du propriétaire à l'aménagement du locataire
La restitution
Vous négociez votre bail tous les 5 à 10 ans. Il est recommandé d’engager quelqu'un pour défendre vos intérêts lors de ces rares négociations… ou d'apprendre à le faire vous-même.
Les économies réalisées vous surprendront.
L'allocation du propriétaire pour les aménagements du locataire
L'un des éléments de négociation est l'allocation du propriétaire pour les aménagements du locataire.
Lorsque vous recherchez des locaux, les surfaces commerciales sont rarement du sur mesure répondant aux besoins particuliers du locataire. Plus fréquemment, le locataire fait l'acquisition d'un espace qui abritait auparavant un type d'entreprise tout-à-fait différent, voire d'un espace complètement vide. Dans tous les cas, les locataires voudront probablement apporter des améliorations aux surfaces d'une manière ou d'une autre.
Il vaut toujours la peine de demander au propriétaire une allocation aux aménagements du locataire. Une telle allocation est une somme d'argent allouée au locataire par le propriétaire pour l'aménagement de l'espace. L'allocation couvre souvent des améliorations telles que de nouveaux revêtements de sol, luminaires, reconfiguration de l'espace, etc. Elle est indiquée soit par un montant au mètre carré, soit par une somme globale. Généralement, lorsque le coût des améliorations excède la somme convenue, le montant supplémentaire est à la charge du locataire.
Les allocations accordées au locataire à cet effet sont le plus souvent prévues dans les baux de commerces de ventes au détail, mais vous ne devriez pas hesiter à en faire la demande dans le cadre de votre bail bureaux. En fonction du marché, le locataire peut également obtenir des fonds, outil important visant à apporter une aide à l'entreprise.
Dans le cas où le propriétaire a octroyé un montant afin d'améliorer l'état d'objet loué, vous devez discuter les points suivants:
• Qui fera le design?
• Qui fera le travail?
• Quand cela sera-t-il fait?
• Qui paiera pour cela et quand?
SI la contribition du propriétaire se fait en espèces, en retour, celui-ci peut demander un droit de regard sur la date du début des travaux, sur leur exécution. Il peut egalment vouloir faire appel a des entrepreneurs de son choix, etc. Il obtiendra également, en général, que tous les équipements permanents et améliorations fasse partie intégrante du bâtiment dès leur installation. Cela signifie que le locataire ne pourra pas les retirer à la fin du bail.
Souvent, les allocations pour aménagements du locataire sont soumises à des règles supplémentaires. Si le locataire a négocié un bail de 10 ans avec la possibilité de le quitter les locaux plus tôt, soit dans l'année 7, et que le propriétaire a financé une partie de ses travaux, le locataire qui décide de partir plus tôt devra rembourser la partie non amortie de l'aménagement payé par le propriétaire.
Gratuité de loyer
C'est l'un des points de négociation les plus importants du bail commercial en plus de la réduction de loyer.
Aujourd'hui, un élément faisant couramment l'objet d'une demande de négociation des baux commerciaux est la période de gratuité. Il s'agit d'une période définie durant laquelle le locataire ne paie pas de loyer (et ne paie que les charges de services), ceci à partir du moment où le bail devient effectif. La période de gratuité couvre le laps de temps durant lequel le locataire procède aux aménagements de l'espace.
Cependant, la période de gratuité peut également être plus longue, notamment dans le cas où vous avez signé un bail de très longue durée. Le propriétaire peut alors accorder une période définie exempte de loyer (par exemple dans le cas d'un bail de 5 ans, un mois de loyer gratuit par année).
Une période de gratuité fait partie des négociations du bail. Le montant de loyer gratuit dépend généralement des conditions du marché, des raisons pour lesquelles cette période sans loyer est nécessaire et des négociations générales.
Par exemple, un locataire de bureaux qui doit investir une somme substantielle dans l'aménagement des locaux peut avoir besoin de 6 à 9 mois pour achever les travaux et demander alors au bailleur une réduction de loyer pour la période durant laquelle il n'est pas encore en mesure de travailler physiquement dans les bureaux. Un bailleur considère généralement cela comme une demande raisonnable, bien sûr subordonnée aux conditions du marché et à la durée du bail.
Une période exempte de loyer plus importante peut être envisagée lorsque vous signez un bail de plus longue durée et qui, dans les conditions actuelles du marché, est supérieure à 5 ans, les conditions ultimes dépendant des locaux, du propriétaire et de la stratégie de négociation de ce dernier.
Comme il s'agit d'un incitatif, il peut également y avoir une clause de pénalité dans le bail par rapport à cet incitatif en cas de défaillance du locataire. Par exemple : Vous avez signé un bail fixe de 5 ans et le bailleur vous a octroyé 5 mois de loyer gratuit (1 mois pour chaque année de votre bail). A condition que vous ayez prévu une option de pause anticipée après la troisième année et que vous décidiez de partir, le bailleur vous demandera probablement de lui rembourser 2 des 5 mois de loyer gratuit.
Cependant, même si vous n'êtes pas prêt à prendre un engagement de longue durée, une période de gratuité de loyer est aujourd'hui un outil de négociation couramment adopté pour les baux d'immeubles de bureaux, et les bailleurs préfèrent souvent cette option plutôt que la réduction du loyer ou l'allocation d'aménagement.
Exemples d’autres points de négociation du bail: Clause d'exclusivité et Clause de colocation
Que faire si vous ne voulez pas avoir vos concurrents dans le même bâtiment? Comment vous protéger si le locataire phare quitte le bâtiment?
Clause d'exclusivité
Le locataire peut vouloir empêcher le propriétaire de louer des locaux à son concurrent direct dans la même propriété. Dans ce cas, le locataire doit définir ce qui constitue un concurrent direct.
Clause de colocation
Parfois, si un locataire phare (un nom bien connu qui ajoute du prestige ou attire des clients à la propriété) quitte le bâtiment, votre entreprise peut en souffrir. Vous pouvez négocier une clause de colocation vous donnant la possibilité de rompre le bail ou de renégocier le loyer, à moins que le propriétaire ne trouve un remplaçant pour ce locataire phare.